Pierwsze oznaki, że Twoi pracownicy mają problemy — rozpoznaj je, aby odpowiednio wcześnie zareagować

Niezauważony dyskomfort i niezadowolenie pracownika może przerodzić się w poważne problemy, nierzadko wpływając zarówno na dobrostan zespołu, jak i na ogólną produktywność przedsiębiorstwa.

Rozróżnienie i zrozumienie konkretnych znaków, świadczących o pojawieniu się problemów w zespole, to pierwszy krok do stworzenia kultury opartej na wsparciu i empatii. Pracownik, który jest wspierany przez swojego pracodawcę (lub lidera na stanowisku kierowniczym) często jest bardziej zaangażowany i zadowolony z pracy, co z kolei przekłada się na lepsze wyniki całej firmy. Jaką rolę pełnią menedżerowie w rozwiązywaniu problemów? Jak to wpływa na wydajność pracy i zarządzania projektami? Które sygnały powinny zapalić żółtą lampkę w całym zespole?

Spadek vs. wzrost wydajności pracy – co jest najważniejszym czynnikiem mającym wpływ na zespół?

Według badania Gallupa — jedynie15% pracowników jest zaangażowanych w swoim miejscu pracy. Statystyka ta pozwala postawić tezę, jakoby spadek motywacji i wydajności był jednym z pierwszych i najbardziej widocznych sygnałów, że pracownik doświadcza problemów osobistych lub zawodowych. Kluczowym aspektem jest rozróżnienie, czy jest to jedynie krótkoterminowy, naturalnie słabszy moment, czy może — to wynik długotrwałego dyskomfortu.

Sygnały i czynniki wpływające na spadek wydajności pracowników

1. Niższa jakość pracy – np. w sytuacji, gdy pracownik, który dotychczas wykonywał zadania na wysokim poziomie, nagłe zaczął obniżać jakość swojej pracy. Może to obejmować wzrost liczby błędów i niedokładność w wykonanych zadaniach.
2. Opóźnienia – nieterminowe wykonywanie swoich zadań wynikać może z problemów z koncentracją, obniżeniem motywacji czy pojawieniem się problemów osobistych.
3. Gorsza organizacja pracy — tj. nieefektywność, niezdolność do podejmowania nowych zadań, chaos.
4. Brak inicjatywy – tj. niechęć do podejmowania nowych zadań, niepewność, niskie zaangażowanie i sztywne trzymanie się rutyny.

W obliczeniu wydajności pomóc może dedykowany wskaźnik. Wskaźnik wydajności pracy oblicza się dzieląc ilość (wytworzonego dobra), przez czas, potrzebny na jego wytworzenie.

Szkolenia dla managerów — jak budować umiejętność rozwiązywania problemów?

Rozwiązywanie problemów rzadko kiedy opiera się na sztywnym szablonie — kluczowe w tym procesie jest słuchanie, bezprzemocowa komunikacja oraz otwartość. Ważne więc jest, aby menedżerowie i HR nie wyciągał pochopnych wniosków, a zamiast tego próbował zrozumieć przyczyny zmian. Istotne jest przeprowadzenie rozmów wspierających, motywowanie pracowników, oferowanie pomocy oraz sukcesywne budowanie atmosfery zaufania i wsparcia.

W tym obszarze pomóc mogą szkolenia dla menedżerów od Vademecum Konferencje i Szkolenia, które mają rozbudować kwalifikacje pracowników i które nastawione są m.in. na rozwijanie kompetencji miękkich. Wybierając odpowiedni dla siebie temat spotkania z palety kilkunastu szkoleń, liderzy pozyskują wiedzę, narzędzia i wskazówki, dzięki którym nie tylko lepiej rozumieją swój zespół, ale także dają feedback i rozwiązują ewentualne problemy.

Zmiana zachowania i nastroju

Rozpoznawanie zmian w zachowaniu i nastroju pracowników jest niezwykle istotne w utrzymaniu zdrowego środowiska pracy. Inna postawa może być sygnałem ostrzegawczym, że pracownik doświadcza problemów osobistych lub zawodowych. Subtelne zmiany w zachowaniu mogą być trudne do zauważenia, ale są równie ważne co drastyczne transformacje w sposobie pracy. Mowa tu o sytuacji, w której np. pracownik, który wcześniej był otwarty i komunikatywny, nagle stał się zamknięty lub mniej skłonny do udziału w dyskusjach.

Nierzadko nawet niewielka i niepozorna zmiana – np. unikanie kontaktu wzrokowego – może wskazywać na brak pewności siebie lub kiepski nastrój. Menedżerowie i pracownicy HR powinni w takiej sytuacji zachować empatię i dyskrecję, angażując się w otwarte i wspierające rozmowy z pracownikami. Kluczowe jest więc stworzenie środowiska, w którym pracownicy czują się komfortowo – również wtedy, gdy wyrażają swoje obawy. Szczególnie cenne są umiejętności interpersonalne – tj. szczerość, aktywne słuchanie, empatia, otwartość.

Wypalenie zawodowe a sposób zarządzania zasobami ludzkimi

Wypalenie zawodowe to cichy wróg wśród pracowników. Raport Global 2023 Gen Z & Millenial Survey wskazał, że problem ten wskazuje 48% polskich ankietowanych z pokolenia Z oraz 53% Millenialsów. Śmiało można uznać, że jest to bardzo poważne zagrożenie w dzisiejszym szybkim i często wymagającym świecie. Wypalenie to ogólny stan psychicznego, emocjonalnego i fizycznego wyczerpania, który wynika z długotrwałego stresu lub frustracji związanej z pracą. Stan ten nie tylko wpływa negatywnie na pracownika, ale także na cały zespół i organizację.

Objawem wypalenia jest chroniczne zmęczenie, pogorszenie jakości pracy, problem z koncentracją, a także cynizm i ogólne, negatywne nastawienie do swoich obowiązków. Wbrew pozorom — w zwalczaniu tego stanu nie pomoże system benefitów pozapłacowych. Dużo ważniejsze jest podjęcie terapii, która zweryfikuje doświadczenie zawodowe, pozwoli zbudować nowe mechanizmy i okaże wsparcie w trudnych sytuacjach.

Jak pomóc pracownikowi rozwiązywać problemy? Jak przyczynić się do wzrostu wydajności pracy?

Aby skutecznie wspierać pracowników borykających się z różnymi problemami w pracy, pracodawcy powinni przyjąć proaktywną postawę, która obejmuje zarówno strategie prewencyjne, jak i interwencyjne. W zakładzie pracy powinny być m.in. programy, które skupiają się na zdrowiu psychicznym i fizycznym (np. zajęcia mindfulness). Ważne jest także, aby zapewnić dostęp do poradnictwa psychologicznego oraz aby dbać o elastyczne warunki pracy. Warto zwrócić także uwagę na skalę dostępności potrzebnych materiałów edukacyjnych, które pomogą odpowiednio reagować na zgłaszane problemy pracowników. Cenne jest także zwiększenie nakładów finansowych na leczenie psychiatryczne i psychologiczne, a także na coaching biznesowy i szkolenia dla managerów w zakresie komunikacji, rozwoju osobistego i udzielania feedbacku. Kursy tego typu nie tylko zwiększą ich efektywność, ale także wzmocnią strukturę przedsiębiorstwa, która oparta będzie na otwartości.

Ostatecznie bowiem pracownicy zmotywowani, zaangażowani, pozytywnie nastawieni do pracy przynoszą firmie oczekiwane zyski, wzmacniają kapitał fizyczny i wspierają efektywne zarządzanie.