Użyczanie pracowników tymczasowych do Niemiec wiąże się̨ z koniecznością̨ uzyskania oficjalnego pozwolenia o nazwie Arbeitnehmerüberlassungserlaubnis (inaczej licencji agencji pracy tymczasowej w Niemczech). Aby otrzymać to pozwolenie, w pierwszej kolejności niezbędne jest posiadanie wpisu działalności do rejestru agencji w Polsce, a następnie złożenie wniosku o uzyskanie licencji w Niemczech. Warto wiedzieć, że polskie firmy składają̨ wniosek o wydanie licencji zawsze w Bundesagentur für Arbeit w Düsseldorf. 

Jeśli Twoja firma chce użyczać pracowników tymczasowych do Niemiec – to świetnie trafiłeś, z tego artykułu dowiesz się, od czego należy zacząć, aby proces ten przebiegał sprawnie oraz zgodnie z niemieckim prawem pracy.

Arbeitnehmerüberlassungserlaubnis – niezbędne dokumenty.

Aby otrzymać Arbeitnehmerüberlassungserlaubnis, czyli certyfikat agencji pracy, należy przedłożyć w Bundesagentur für Arbeit następujące dokumenty:

1. Uzupełniony wniosek o certyfikat do pobrania ze strony internetowej Federalnej Agencji Pracy,
2. Zaświadczenie o niekaralności prezesa spółki,
3. Odpis z KRS,
4. Kopię umowy spółki,
5. Kopię umowy z klientem w Niemczech,
6. Zaświadczenie o niezaleganiu z opłacaniem składek ZUS w Polsce,
7. Kopie dokumentów A1 dla pracowników oraz kopie umów z pracownikami na czas wypożyczenia do Niemiec,
8. Aktualny wyciąg z konta potwierdzający wpływy należności w wysokości min. 10 000 euro,
9. Formularze GZR 3 i GZR 4.

Warto wiedzieć, że pierwszy certyfikat wydawany jest na okres 12 miesięcy. Około 3 miesiące przed upływem jego ważności, Bundesagentur für Arbeit wysyła przypomnienie o tym, do kiedy należy złożyć dokumentację o wydłużenie licencji na kolejny rok. Jeśli działalność będzie prowadzona rzetelnie przez okres co najmniej 3 lat i nie wystąpią żadne zadłużenia finansowe w niemieckich instytucjach, można ubiegać się̨ o wydanie pozwolenia bezterminowo.

Wydanie certyfikatu Arbeitnehmerüberlassungserlaubnis - koszty.

Wydanie certyfikatu Arbeitnehmerüberlassungserlaubnis przez Bundesagentur für Arbeit nie jest bezpłatne. Wysokość opłat za rozpatrzenie wniosku uzależniona jest od kosztów administracyjnych i czasu poświęconego na weryfikację dokumentacji przez urzędnika. Opłaty za złożenie wniosku wahać będą się od 218,00 do 2060,00 euro. 

Wynagrodzenie dla urzędu za pierwsze rozpatrzenie dokumentacji o zezwolenie na pracę tymczasową wynosi 377,00 euro. W przypadku wniosków o uzyskanie licencji na stałe pobierana opłata jest znacznie większa i może wynieść nawet 2060,00 euro. W wyjątkowych przypadkach możliwe jest obniżenie opłaty do kwoty 1.316,00 euro. 

Legalne zatrudnianie pracowników w Niemczech – co należy wiedzieć?

Legalne zatrudnianie pracowników w Niemczech i prowadzenie agencji pracy w Niemczech należy zacząć od weryfikacji, jakie warunki muszą zostać spełnione. Twoje obowiązki narzucone są przez niemieckie ustawy między innymi:

1. płacy minimalnej (MiLoG),
2. delegowaniu pracowników (AEntG),
3. pracy tymczasowej (AÜG).

Układy zbiorowe Tarifvertrag – co należy wiedzieć? 

W Niemczech jest ponad 70 tysięcy układów zbiorowych, natomiast dla agencji pracy najbardziej popularnym układem jest BAP/DGB-Tarifgemeinschaft. Znajdziemy w nim informacje między innymi o:

1. wysokości wynagrodzenia dla poszczególnych grup płacowych,
2. normach czasu pracy,
3. maksymalnej długości dziennego czasu pracy,
4. premiach i dodatkach jak Urlaubsgeld i Weihnachtsgeld,
5. warunkach wprowadzenia skróconego czasu pracy,
6. wymiarze urlopu,
7. uprawnieniach do wypłaty wynagrodzenia w przypadku choroby.

Bundesagentur für Arbeit raz do roku będzie kontrolować Twoją firmę i sprawdzać naliczanie płac pracowników. Dlatego tak ważne jest korzystanie z doradztwa fachowców tym zakresie, aby nie popełnić żadnych błędów.

Kontrola Bundesagentur für Arbeit – jak może przebiegać w praktyce?

Bundesagentur für Arbeit, czyliFederalna Agencja Pracy po otrzymaniu wniosku o przedłużenie licencji Arbeitnehmerüberlassungserlaubnis poprosi Ciebie o:

1. umowę na oddelegowanie pracowników (łącznie z konkretyzacją według § 1 Abs. 1 AÜG),
2. paski wynagrodzeń (Entgeltabrechnungen),
3. ewidencje czasu pracy,
4. wnioski pracowników (np. wnioski o urlop wypoczynkowy, bezpłatny),
5. dowody rejestracji/wyrejestrowania pracowników z kasy chorych,
6. zwolnienia lekarskie,
7. dowody, że firma nie była zobowiązana do wypłaty wynagrodzenia danemu pracownikowi - jeśli taka sytuacja zaistniała (do takich przypadków należy np. uwzględnienie nieobecności nieusprawiedliwionej pracownikowi),
8. wypowiedzenia lub inne dowody zakończenia stosunku pracy przez pracowników,
9. zezwolenia na pobyt dla pracowników zagranicznych,
10. dowody dotyczące warunków pracy pracowników u pracodawcy użytkownika, a także obliczenia porównawcze w celu ustalenia równego wynagrodzenia,
11. dowody stosowania układów zbiorowych lub stosowania zasady równego traktowania (jeśli firma nie podlega pod żaden układ zbiorowy, należy przedstawić informacje na temat podstawowych warunków pracy porównywalnego pracownika w danym przedsiębiorstwie kontrahenta)
12. A1 (jeśli składki na ubezpieczenie społeczne nie są odprowadzane w Niemczech),
13. układy zbiorowe w firmie w Niemczech lub ustalenia przedsiębiorstwa, jeśli uzgodniono w nich maksymalny okres zatrudnienia tymczasowego pracownika.

Warto wiedzieć, że powyższe dokumenty będą dotyczyć losowo wybranych pracowników Twojej firmy. 

Uzyskanie licencji agencji pracy to połowa sukcesu – aby pozwolenie zostało przedłużone, a Twoja firma nie była narażona na ewentualne kary finansowe, należy dbać́ o odpowiednie prowadzenie agencji przez cały okres działalności w Niemczech. Dlatego tak ważne jest dbanie o przestrzeganie warunków zatrudnienia pracowników, czasowe opłacanie zaliczek na podatek do niemieckiego urzędu skarbowego, posiadanie wszystkich niezbędnych dokumentów firmy i pracowników.

„Zdajemy sobie sprawę, że przepisy prawa pracy i podatkowe w Niemczech mogą być skomplikowane, a współpraca z niemieckimi klientami nie zawsze jest łatwa, dlatego naszym celem jest upraszczanie tych procesów. W Euro-lohn od 2016 roku specjalizujemy się w kompleksowym wsparciu firm, które delegują i użyczają pracowników do Niemiec. Nasz zespół składa się z doświadczonych specjalistów, którzy doskonale rozumieją specyfikę działalności gospodarczej w Niemczech”. – mówi Joanna Podgajna-Samól - Dyrektor ds. rozwoju i sprzedaży w Euro-Lohn Sp. z o.o.